Saiba o que é e como fazer a qualificação cadastral no eSocial

Uma das obrigações mais importantes para os empregadores é conceder informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas ao Governo Federal, como o cadastro de funcionários no eSocial, um sistema desenvolvido especialmente para facilitar o envio de documentos e dados, tornando o processo mais ágil e menos burocrático.

Não atender a obrigação de prestar essas informações pode gerar multas e outras penalidades para as empresas, então é preciso estar em conformidade com a lei e atender os requisitos exigidos pelo sistema. 

Como é obrigatório, é preciso que as empresas adequem seus processos administrativos para alimentar o eSocial, a fim de transformar essa rotina em parte natural do processo de gestão de documentos sobre os empregados, atendendo as obrigações, prazos e outros pontos importantes específicos para cada evento no sistema.

Entre os tantos processos, um dos mais importantes de ser realizado é a qualificação cadastral no eSocial, pois envolve uma série de atividades que dependem de um cadastro 100% fidedigno. Caso contrário, um cadastro feito com informações imprecisas pode gerar inconsistências na transmissão de dados ao eSocial, perdendo relevância para os órgãos reguladores.

Neste conteúdo vamos te explicar o que é a qualificação cadastral no eSocial, sua importância, como fazê-la e atualizá-la. 

Boa leitura!

O que é qualificação cadastral no eSocial?

A qualificação cadastral no eSocial é uma forma de verificar a coerência das informações relacionadas aos profissionais de uma empresa. O foco deste processo é facilitar e agilizar a gestão de dados, checando nome, data de nascimento, CPF e NIS dos funcionários para certificar uma base segura, enxuta, precisa e unificada de informações.

Quando é realizada uma consulta de qualificação cadastral na Receita Federal, por exemplo, que diverge dos dados inseridos no eSocial, como nome, número de PIS, CPF errados ou em duplicidade, o trabalhador pode encontrar dificuldades na hora de acessar seus benefícios, como aposentadoria ou FGTS, por exemplo.

Nesses casos, o profissional afetado por essas divergências cadastrais pode buscar ajuda no RH da empresa, que deve providenciar imediatamente a regularização, solicitando a correção dos dados dentro do sistema.

De maneira objetiva, a qualificação cadastral no eSocial tem o objetivo de proteger e garantir os direitos do trabalhador, além de evitar dificuldades e problemas para as empresas na hora de conceder informações para o Governo Federal. 

Quando esses dados são cadastrados corretamente no sistema, os processos que envolvem a documentação dos trabalhadores se tornam mais simples, ágeis e efetivos. Desta forma, tanto as empresas, profissionais e órgãos reguladores são beneficiados.

Entenda a importância do processo de qualificação cadastral no eSocial

Para escapar de divergências no eSocial com as informações da Receita Federal, é importante entender o funcionamento da qualificação cadastral no eSocial, assim como a importância deste processo.

A qualificação cadastral no eSocial é uma etapa que antecede o cadastro de funcionários no sistema, fator indispensável para garantir a procedência dos dados, cumprimento do envio de eventos e o acesso do trabalhador aos seus benefícios, além de evitar multas e outras punições pesadas para a empresa.

Para que esse processo seja realizado corretamente, é indispensável a análise e checagem das informações dos trabalhadores para garantir que estão realmente corretos. O objetivo deste procedimento é certificar a inexistência de divergências ou irregularidades que possam resultar nos transtornos e problemas citados no parágrafo anterior.

Independentemente da categoria ou função, todos os colaboradores devem ser qualificados, sejam eles empregados, servidores públicos, contribuintes avulsos ou individuais, estagiários e etc.

Com o objetivo de facilitar e acelerar a regularização cadastral dos trabalhadores, o portal do eSocial disponibiliza um aplicativo exclusivo para consulta da qualificação cadastral. Assim, é possível que as empresas identifiquem possíveis divergências entre seus dados já registrados e as informações armazenadas nas bases do CPF e CNIS (Cadastro Nacional de Informações Sociais).

A seguir, você confere como fazer a qualificação cadastral no eSocial.

Como fazer a qualificação cadastral no eSocial?

A consulta da qualificação cadastral do eSocial dos trabalhadores  pode ser feita facilmente pela página da plataforma (você pode acessá-la por este link). Para isso, você precisará inserir os dados do colaborador – nome, data de nascimento, CPF e NIS (NIT/PIS/PASEP). 

Para realizar a consulta da qualificação podem ser utilizados dois métodos, módulo web ou módulo lote.

Na primeira opção (web) é permitido o envio de dados para consulta de até 10 trabalhadores de uma única vez. Opção mais indicada para empresas pequenas, com poucos funcionários. 

A segunda, permite enviar um lote com as informações de todos os colaboradores em um arquivo “.txt”. Após o envio, existe um prazo de confirmação de recebimento e verificação de conformidade de até 48 horas. Essa opção é a melhor alternativa para organizações grandes, com número alto de trabalhadores. 

Depois de fazer a consulta, é possível gerar o comprovante do eSocial. Não deixe de imprimir ou gerar um PDF e arquivar o documento.

Tanto para o módulo web, quanto para o lote, os registros serão avaliados pelos órgãos responsáveis a fim de certificar a compatibilidade das informações na base de dados do governo relacionadas ao trabalho e emprego. Caso algum problema ou divergência com os dados do eSocial seja identificado, o sistema emite uma notificação e indica o encaminhamento adequado.

Uma vez concluída a consulta, é possível gerar o comprovante do eSocial ao fim do processo. Certifique-se de imprimir e arquivar o documento. 

Como atualizar o cadastro de colaboradores no eSocial?

Diante de quaisquer divergências ou problemas na qualificação cadastral do eSocial, é necessária atualização imediata das informações erradas ou preenchimento das inexistentes.

Qualquer tipo de alteração nos dados dos colaboradores pode ser feita diretamente no eSocial por meio da geração de um evento específico para cada objetivo. Cada evento deverá ser utilizado para um determinado objetivo, conforme descrito no manual de instruções do eSocial.

Para atualizar as informações de colaboradores relacionadas ao seu cadastro ou contrato são utilizados os eventos S-2205 e S-2206 respectivamente.

Confira como funciona cada um desses eventos.

S-2205 – Para alteração de dados cadastrais do trabalhador

De acordo com o manual do eSocial, esse é o evento que deve ser gerado para realizar e registrar alterações de dados cadastrais do trabalhador, como documentação pessoal, endereço, escolaridades, estado civil ou contato, por exemplo.

Este evento deve ser criado para os trabalhadores com dados cadastrais inseridos anteriormente pelo evento S-2200 e para profissionais sem vínculo de emprego com informações registradas pelo evento S-2300 – Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário – Início.

S-2206 – Para alteração dos dados de contrato de trabalho

Para os casos de alteração de dados do contrato de um ou mais trabalhadores, o manual determina a criação do evento S-2206. Nele, podem ser atualizados dados relacionados com a remuneração, periodicidade de pagamento, cargo, função, local e jornada de trabalho.

Este evento deve ser transmitido ao eSocial até o 7º dia do mês seguinte ao da alteração contratual informada no evento ou até a data de envio dos eventos mensais de folha de pagamento já com as alterações.

Pronto, agora você está preparado para fazer a consulta de qualificação cadastral no eSocial e garantir a conformidade dos dados de seus trabalhadores no sistema. Para aprender mais sobre essa plataforma ou saúde e segurança do trabalho, continue no blog!