Apesar de o eSocial não ser mais uma novidade, o sistema ainda gera muitas dúvidas em empresários, contadores e analistas de recursos humanos. O eSocial garante que as informações das empresas estejam unificadas em um ambiente digital e de fácil acesso, otimizando mecanismos de controle e fiscalização por parte dos órgãos competentes. Vamos entender a obrigatoriedade do uso do sistema, funções que ele desempenha e como podemos evitar multas por não cumprir com exigências estabelecidas pelo eSocial.
Antes de mais nada, é importante saber que existe um decreto federal que estabelece o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas – eSocial. Instituído em 2014, o decreto 8.373/2014 regulamenta o eSocial e descreve todas as suas funções.
Nesse sentido, o decreto determina que o eSocial é um instrumento que permite unificar informações relevantes das empresas e padronizar a forma como os dados são enviados. Em outras palavras, o eSocial unifica as entregas de obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais, além de estabelecer um padrão para a forma como a transmissão, armazenamento, distribuição e validação dessas informações é feita.
As empresas passaram a seguir as diretrizes do eSocial a partir de 2018 e, desde então, precisam estar atentas a uma série de regras que simplificam o envio de informações ao governo, porém, o descumprimento de alguma delas, ou a perda do respectivo prazo, pode acarretar em multa.
As possíveis multas do eSocial
Para evitar multas do eSocial, separamos 10 pontos que precisam de sua total atenção. São penalidades recorrentes nas empresas, gerando gastos e problemas que poderiam ser perfeitamente evitados. Confira:
- Admissão do colaborador
- Exames médicos
- Riscos do trabalho desenvolvido
- Folha de pagamento
- FGTS
- Férias
- Alterações de contrato e cadastros
- Acidente de trabalho
- Afastamento temporário
- Atraso de informações
A seguir, vamos compreender cada um desses pontos e descobrir de que forma o empregador pode evitar ser penalizado com uma multa do eSocial.
1) Não informar a admissão do colaborador
O eSocial exige que a empresa informe a contratação de um novo funcionário um dia antes do colaborador iniciar suas atividades na empresa. No entanto, essa regra não foi sempre assim, por isso as empresas devem ficar atentas.
As informações de uma nova contratação eram enviadas para o CAGED, o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados. Além disso, havia um prazo maior para cumprir esta exigência, mas o eSocial fez alterações na regra.
Quando uma empresa não cumpre com o prazo, uma multa pode ser aplicada, gerando um ônus de 3 a 6 mil reais para o empregador. Em outras palavras, é prejuízo na certa.
2) Não realizar exames médicos
As empresas precisam realizar exames médicos nos trabalhadores em diferentes momentos. O termo técnico para esses exames é “Atestado de Saúde Ocupacional (ASO)”.
Na prática, os funcionários fazem exames ao serem contratados (admissional), em mudanças de função, retorno ao trabalho e ao serem desligados do quadro efetivo (demissional). Contudo, as empresas que não realizam esses exames estão sujeitas à multa, que pode chegar a mais de 4 mil reais.
3) Deixar de informar o colaborador dos riscos de seu trabalho
É essencial que as empresas tornem evidentes os riscos que os funcionários estão sujeitos ao desempenhar determinada tarefa. Caso o trabalhador seja exposto a compostos químicos, físicos e biológicos que gerem riscos à sua saúde, a empresa deve informar.
Além disso, a empresa também deve fornecer equipamentos de proteção individual (EPI) e treinamento para uso adequado dos mesmos. Não estar de acordo com essas determinações também implica em multa.
4) Folha de pagamento
O eSocial prevê que a folha de pagamento dos funcionários seja feita de maneira correta. Nesse sentido, as empresas devem fazer o preenchimento adequado das informações, respeitando os procedimentos e evitando erros.
Folha de pagamento com problemas gera multa do eSocial e acarreta em prejuízo para o empregador. Portanto, fique atento aos aspectos legais da folha de pagamento, incluindo respeitar o processo automatizado.
5) FGTS
Outra multa do eSocial que a sua empresa precisa evitar é deixar de depositar adequadamente o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) dos funcionários.
Da mesma forma, o eSocial possibilita fiscalização mais ágil dessa responsabilidade trabalhista e as empresas são multadas por não cumprir com esta obrigação, que possui regras próprias, vide Lei 8.036/1190.
6) Não comunicar Férias dos colaboradores
Sempre que um colaborador for gozar o seu período de férias, o empregador deve informar esse afastamento por meio do eSocial. Ou seja, faz parte das obrigações das empresas informar sempre que um funcionário for usufruir do seu período de descanso remunerado.
Não disponibilizar essa informação na plataforma pode render uma multa de R$170, gerando prejuízo desnecessário ao empregador.
7) Não informar alterações de contrato ou cadastros
O eSocial exige que as informações de trabalhadores com vínculo ativo estejam sempre atualizadas. Dessa maneira, sempre que houver alterações de contrato ou cadastral, as empresas precisam validar as informações no eSocial.
A ausência de atualizações gera multa e essa é uma penalidade que as empresas também podem evitar.
8) Deixar de comunicar acidente de trabalho
Sempre que há um acidente no ambiente de trabalho, as empresas precisam emitir uma Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT).
O que a CAT significa? Trata-se de um documento que reconhece a existência de um acidente de trabalho, comunicando seu local, gravidade e demais informações importantes sobre o colaborador.
Evite que a sua empresa seja multada no eSocial por falta de comunicação de um acidente ou perda de prazos. Em caso de falecimento do colaborador, a comunicação deve ser imediata, de acordo com o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS).
9) Não informar afastamento temporário do colaborador
Diferentes tipos de afastamentos temporários de colaboradores estão previstos em lei, tais como licenças para tratamento de doenças e licença-maternidade, por exemplo.
Assim como o comunicado de férias é essencial, essas licenças também devem ser registradas no eSocial. Cada uma delas tem um impacto distinto nos direitos trabalhistas e o empregador sempre deve informar a plataforma todos os detalhes sobre o afastamento realizado.
10) Estar com informações em atraso
De modo geral, o eSocial exige uma série de informações das empresas e muitas delas têm um prazo já estipulado para seu cumprimento. Sua empresa precisa saber quais os prazos para o envio dos dados e evitar atrasos.
Ao conhecer as regras e os prazos, as empresas previnem problemas, evitando multas que geram desconforto e desgastes financeiros.
As empresas que se adequam às exigências do eSocial desenvolvem seu trabalho com mais agilidade, já que a plataforma organiza e padroniza o envio de dados. Fique atento às nossas dicas e mantenha seus dados em dia para fugir das multas do eSocial.
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