O “Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas”, conhecido como “eSocial”, é um sistema de coleta de informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias, armazenando-as em um Ambiente Nacional Virtual. A iniciativa, em vigor desde 2018, tem por finalidade possibilitar aos órgãos participantes, na medida da pertinência temática de cada um, a utilização de tais informações para fins trabalhistas, previdenciários, fiscais e para a apuração de tributos e da contribuição para o FGTS.
Este post foi escrito com base no Decreto nº 8.373 e suas Leis Complementares e revogações, o qual pode ser consultado no link anterior.
Qual o objetivo do eSocial?
O eSocial é uma política pública a nível federal que tem como objetivo diminuir a burocracia e facilitar o gerenciamento das informações referentes aos trabalhadores, a partir de uma plataforma digital de registro, que serve como uma espécie de banco de dados unificado.
Por concentrar todas as informações num único portal, as mudanças promovidas pelo eSocial permitirão à administração pública maior controle sobre os dados trabalhistas, previdenciários e fiscais das empresas e de seus empregados. Portanto, é evidente que esse sistema administrativo é muito importante para os empregadores, escritórios de contabilidade, profissionais de SST e para os próprios empregados.
Quem deve aderir ao eSocial?
O eSocial deverá ser aderido por todas as empresas, sem exceção. Os prazos de adesão, ou seja, data em que a instituição deverá cadastrar seus dados no portal, variam de acordo com o faturamento e setor (público ou privado). O sistema de escrituração digital – eSocial – será a nova realidade do mercado brasileiro, passando a centralizar responsabilidades tributárias, previdenciárias e trabalhistas.
Vale lembrar ainda que as pessoas físicas que contratam empregados, mesmo que com funções domésticas, também precisam aderir ao eSocial.
👉 Etapas de implantação do eSocial
Para que servem as mudanças promovidas pelo eSocial?
As mudanças implantadas pelo eSocial servem para desburocratizar processos, reduzir a evasão tributária, facilitar a fiscalização sobre as responsabilidades trabalhistas, controlar as condições ambientais de trabalho, agilizar o cruzamento de dados para pesquisas e estatísticas, reduzir as obrigações documentais das empresas, facilitar a avaliação de processos de controle e de informações estratégicas de todos os órgão envolvidos.
Obrigações unificadas pelo eSocial
As mudanças promovidas pelo eSocial são uma verdadeira revolução para as empresas, pois informações que antes eram enviadas separadamente – não apenas em plataformas, mas também na forma de declarações, formulários, termos e outros – agora são feitas pela comunicação das empresas no eSocial, com base em 15 obrigações.
Conforme o eSocial, as obrigações são:
- GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social
- CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT
- RAIS – Relação Anual de Informações Sociais
- LRE – Livro de Registro de Empregados
- CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho
- CD – Comunicação de Dispensa
- CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social
- PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário
- DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
- DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
- QHT – Quadro de Horário de Trabalho
- MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais
- Folha de pagamento
- GRF – Guia de Recolhimento do FGTS
- GPS – Guia da Previdência Social
Como funciona o eSocial?
Na prática, as mudanças promovidas pelo eSocial estabelecem que as empresas terão que enviar periodicamente, por meio digital, todas as informações exclusivamente pela plataforma.
Conforme as informações são cadastradas, é papel do eSocial validar e assegurar a segurança e o sigilo fiscal. Para isso, é oferecido um certificado digital.
Assim, somente o empregador e o empregado acessam as informações do eSocial. Por isso, é importante que a sua empresa tenha um certificado digital válido para o acesso ao sistema do eSocial e à transmissão dos dados.
O que são os eventos do eSocial?
Os eventos do eSocial são as declarações que precisam ser criadas por meio da plataforma. Na medida em que são enviados, o próprio sistema encaminha para os órgãos que precisam recebê-los. Logo, esse processo fica mais simples e menos burocrático para as empresas.
Hoje existem mais de 40 tipos de eventos, cada um com suas regras, prazos de envio e informações distintas.
Para facilitar a identificação, eles foram divididos em quatro grupos:
1. Eventos iniciais
Aqui devem ser informados aqueles eventos que precisam ser enviados uma única vez pelo empregador no momento do cadastro inicial no eSocial como: o primeiro cadastro do trabalhador, incluindo informações acerca da sua classificação fiscal, organização administrativa e jurídica.
2. Eventos de tabela
Estes são complementares ao evento inicial e devem ser informados logo após o primeiro. Nele serão registradas as informações atualizadas da relação do empregador e empregado. Os eventos de tabela precisam estar sempre atualizados. Em ajustes ou alterações, é preciso que o trabalhador retifique os dados, escrevendo-os novamente de forma correta. Fazem parte desse grupo, em média, 10 eventos.
3. Eventos periódicos
São aqueles cujas informações possuem envio recorrente. Um exemplo concreto seria a própria folha de pagamento dos funcionários. Essa etapa precisa obedecer datas de envio determinadas. Geralmente, é o sétimo dia do mês seguinte ou o último dia útil do mês. Fazem parte desse grupo, em média, 10 eventos.
4. Eventos não periódicos
São aqueles que não têm prazo definido para serem enviados. Estes variam conforme o tipo de informação, como a admissão de um novo funcionário, por exemplo. Fazem parte desse grupo, em média, 25 eventos.
Considerações finais
A implementação de mudanças promovidas pelo eSocial acompanha a evolução do mundo. Esse sistema informatizado da administração federal foi criado para facilitar os processos burocráticos que ainda existem no Brasil.
Com a tecnologia oferecida por essa plataforma, é possível encontrar soluções eficientes para todo tipo de empresa e isso implica em economia de dinheiro, tempo, espaço, capital humano e trabalho.
A partir disso, as empresas podem aumentar a sua produtividade. No entanto, não são somente as empresas que ganham, pois o sistema beneficia também trabalhadores e órgãos públicos, com a redução da burocracia e o aumento da produtividade, além de promover uma maior agilidade, eficiência e segurança do serviço prestado.
O que você achou das mudanças promovidas pelo eSocial?
Ficou alguma dúvida sobre esse assunto?
Conheça nossos serviços para ajudar sua empresa a atender todos os requisitos demandados pelo novo eSocial.
🩺 Gestão de Saúde Ocupacional
A Medicina e Engenharia do Trabalho ou Saúde e Segurança Ocupacional é um conjunto de ações promovidas por profissionais especializados, em parceria com os gestores das empresas públicas ou privadas, que visam atender às normas legais, detectar de forma precoce as doenças ocupacionais e proporcionar aos colaboradores um ambiente de trabalho seguro e saudável.
A implantação dos programas e a realização de exames de saúde regulares em todos os funcionários (anual ou bienal) são obrigatórios e de responsabilidade do empregador. Deixe-nos fazer isto por você. Estamos há 23 anos neste mercado, presentes em mais de 150 cidades.
Referência
BRASIL. Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas – eSocial. Acesso em: 28 maio de 2021.
