Compensa contratar um Software de Saúde e Segurança Ocupacional para eSocial? Assessoria especializada em SST é a solução.

Oferecer um ambiente seguro para os colaboradores realizarem suas rotinas diárias é fundamental para que trabalhem com eficiência e tranquilidade, sem terem que se preocupar com as ameaças e sabendo que, caso algo inesperado aconteça, terão o respaldo da empresa em relação à sua saúde e bem-estar.

É por esse e muitos outros motivos que o eSocial foi criado. Assim, é possível que o Governo entenda melhor o que acontece dentro das empresas e garanta o cumprimento das Normas Regulamentadoras estabelecidas para efetivar ações de manutenção e promoção da saúde nos ambientes de trabalho.

Além disso, o eSocial acaba ajudando na gestão de SST (Saúde e Segurança do Trabalho) das empresas, pois agora não é mais necessária tanta papelada para enviar as informações às autoridades responsáveis pelo assunto e toda essa documentação fica mais acessível, segura e organizada para seus interessados. 

Como eSocial conta com todo um rol de procedimentos, tabelas de eventos obrigatórios que precisam de uma grande quantidade de informações, é importante que além de investirem em gestão de SST, as empresas também contem com o apoio de um Software de Saúde e Segurança Ocupacional para eSocial a fim de garantir o preenchimento correto, periódico e obrigatório de informações.

Neste conteúdo, como um Software de Saúde e Segurança Ocupacional para eSocial pode ser um excelente aliado para o pleno atendimento de suas exigências.

Confira.

Qual a importância da gestão de SST em uma empresa?

Uma boa gestão de SST garante que a empresa opere com seus trabalhadores seguros e protegidos, e reduz drasticamente a probabilidade de acidentes, que por sinal são inadmissíveis e custam caríssimo tanto para a vida do colaborador, quanto para a imagem e o caixa da empresa. 

Além disso, o controle de SST ajuda os gestores e TSTs (Técnicos de Segurança do Trabalho) a identificar os principais riscos que os funcionários estão expostos durante suas rotinas laborais e desenvolver planos de ação que minimizem esses riscos e ainda fiscalizem as condutas internas no cotidiano de trabalho.

Assim, com uma gestão de SST bem efetivada, as empresas obtêm: 

• Redução de custos;
• Melhor qualidade de vida para os colaboradores;
• Aumento de produtividade;
• Conformidade com a legislação e atendimento das normas reguladoras (NRs).

Para que serve o eSocial?

O eSocial é uma plataforma online desenvolvida pelo Governo Federal com objetivo de reunir informações sobre os empregadores, seus funcionários e suas obrigações trabalhistas, previdenciárias e tributárias em um único banco de dados.

Assim, o eSocial funciona como uma ponte de informações entre empresas e Governo Federal que, além de servir como meio de monitoramento, simplifica processos e os torna mais transparentes.

Dessa forma, todos os trabalhadores passam a ter suas informações registradas no sistema, facilitando a análise por parte do governo e das empresas que, com apenas uma fonte de informações consegue informar o cumprimento de suas obrigações legislativas às 4 entidades governamentais de uma só vez.

Antes de ser lançado, o eSocial preocupava muito as empresas, devido a quantidade de informações necessária para alimentar o sistema para pleno cumprimento das NRs e demais obrigações. 

Com pouco tempo de uso, entretanto, o sistema se mostrou muito mais útil do que se esperava, agilizando e refinando as rotinas relacionadas à SST e permitindo que os profissionais da área tenham mais tempo para o que realmente importa: concentrar-se no seu negócio e, de quebra, garantir a segurança e promover a saúde dos colaboradores em seu ambiente de trabalho, tornando as rotinas cada vez mais seguras e eficientes.

Agora, o eSocial é uma realidade nas empresas brasileiras e seu preenchimento adequado faz parte das obrigações de uma organização.

Preciso de um software para enviar os eventos do eSocial?

Contratar um Software de Saúde e Segurança Ocupacional para eSocial não é obrigatório, embora seja uma excelente opção para otimizar o tempo da sua equipe. 

Porém a simples contratação de um aplicativo não garante a gestão organizada das obrigações de SST. Uma equipe de profissionais multidisciplinares devem atuar em conjunto para que estas obrigações sejam antecipadas aos seu vencimento, executadas e enviadas ao portal do eSocial dentro do prazo limite estabelecido, evitando multas e obrigações acessórias que poderão onerar substancialmente as operações da sua empresa.

Para a perfeita realização das obrigações de SST (GRO – PGR – NR7 – NR9 – NR17 e LTCAT, para citar apenas com os principais, já que são 37 NRs) é preciso que os programas estejam em dia, os riscos e perigos da sua instituição estejam identificados e controlados, que sejam organizados em uma matriz específica e que haja um plano de gerenciamento destes riscos com cronograma de ações a serem executadas com base nas características da sua atividade, levando em conta a probabilidade e severidade dos risco mapeados. 

Uma vez analisada a situação “ambiental” da sua empresa, você precisa controlar os exames dos funcionários que precisam ser feitos com periodicidade, além, é claro, de admissões, demissões, mudanças de risco da função e exames de retorno ao trabalho. Na NR7 (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional) e na Avaliação Ergonômica Preliminar, exames complementares serão identificados, que são aqueles realizados antes da avaliação do médico, na consulta ocupacional, para a identificação da presença de possíveis agravamentos na saúde do trabalhador. 

Estes exames demandam a expedição de requisições que são privativas de médicos do trabalho e serão realizados em instituições como clínicas, laboratórios, fonoaudiólogos etc. Todos estes dados precisam ser compilados mensalmente, organizados no layout do eSocial e transmitidos para o portal, sob pena de notificações e multas pesadas, cuja reincidência prevê progressão dos valores de forma aritmética, ou seja, podem dobrar o valor a cada novo evento. 

Todas as informações podem ser acessadas e transmitidas diretamente pelo eSocial. Entretanto, para realizar o envio direto de informações é preciso agrupá-las em eventos, algo que um software de gestão pode SST fazer, mas precisa ser operado por quem saiba os detalhes e meandros da Saúde e Segurança do Trabalho e se dedique de forma bastante intensa a este propósito.

Veja quais são os eventos contidos no eSocial:

• S-2210 – Comunicação de Acidente de Trabalho;
• S-2220 – Monitoramento da Saúde do Trabalhador;
• S-2240 – Condições Ambientais do Trabalho – Fatores de Risco.

Esses eventos obedecem uma ordem lógica que segue a seguinte sequência:

Informações do empregador → Eventos de tabelas → Cadastramento inicial de vínculos → Eventos não periódicos → Eventos periódicos → Eventos totalizadores

Essa sequência precisa ser seguida, pois os dados dos primeiros arquivos são necessários para o processamento de dados de arquivos seguintes, como demonstrado no fluxograma acima. 

Por exemplo: para que seja feito o cadastramento de algum trabalhador é preciso das informações do empregador. Caso seja necessário registrar alguma ocorrência que envolva um colaborador, como exames periódicos ou acidente, é preciso de suas informações cadastrais já inseridas na etapa de cadastramento inicial de vínculos.

Um software de gestão em SST é uma despesa que vale a pena?

Apesar do envio de eventos poder ser feito diretamente no eSocial, existe uma grande dificuldade devido ao número elevado de obrigações acessórias e de especificidade que cada evento requer para ser gerado e enviado ao sistema.

Para isso, toda vez que um evento precisa ser transmitido, é necessário um grande levantamento de informações, assim como a checagem de todas elas.

Com a participação de uma empresa de assessoria de saúde e segurança do trabalho é muito mais fácil e rápido gerar e armazenar os documentos obrigatórios requeridos nas NRs de SST, pois os profissionais envolvidos (Médicos, Técnicos de Segurança do Trabalho e Departamento Operacional terceirizados), utilizando os dados já cadastrados num sistema próprio e em conexão online com o Governo podem realizar esta tarefa de forma profissional, rápida e segura.

Para que as informações sejam transmitidas ao eSocial, elas precisam estar em um arquivo no formato XML, arquivo gerado por apoio de software específico que organiza e converte as informações para o formato compatível com o portal.

Com o auxílio do Software de Saúde e Segurança Ocupacional para eSocial, os dados utilizados para gerar esses arquivos são coletados automaticamente e reunidos com outras informações provenientes do RH para a realização da documentação de qualquer evento.

Assim, é possível garantir que não haja erros cadastrais ou desconformidades nas informações transmitidas, evitando possíveis multas e penalizações por descumprimento das obrigações exigidas pelo eSocial. 

Motivos que compensam a contratação de uma empresa prestadora de serviços de Saúde e Segurança Ocupacional para eSocial

Se você ainda não entendeu porque uma equipe especializada de software de saúde e segurança ocupacional para eSocial é investimento e não uma despesa, observe os motivos que compensam a contratação deste tipo de serviço.

Controlar por sistema as datas dos Exames e Atestados (ASO)

Uma equipe profissional terceirizada tem a capacidade de atender todas as necessidades de registro e ações obrigatórias no que diz respeito à saúde e segurança do trabalhador.

Isso quer dizer que, com os profissionais adequados é possível emitir requisições, e gerenciar as datas e realizar exames complementares, ASOs, GRO – PGR NR7, NR9, NR17, LTCAT e todas as outras NRs que devam ser incorporadas à sua atividade (37 NRs) com laudos completos, de acordo com as exigências do eSocial.

Além disso, também é possível agendar exames e emitir relatórios. Tudo isso de forma rápida e segura e sem que você tenha que manter alguém na sua empresa somente para isto, onerando folha de pagamento e desviando o foco do seu negócio.  

Gerenciar Eventos eSocial

Além de transmitir os eventos, é preciso acompanhar os envios e recebimento de informações com o Governo Federal. 

Com tudo cadastrado corretamente, a terceirização dos serviços de SST afasta a preocupação de gerar ou converter arquivos para o formato XML, uma vez que esta obrigação deverá ficar a cargo da empresa contratada. 

Através de relatórios é possível acompanhar o envio e recebimento de arquivos com status de horário de envio, aprovação ou recusa direto na tela do gerenciador de eventos. 

Segurança dos seus dados

Os dados são uns dos ativos mais importantes de uma empresa. Neles estão contidas informações críticas para os negócios. O cadastro da empresa, seus trabalhadores, histórico de exames e mais uma série de informações relacionadas com SST precisam ser armazenadas com segurança e passar por backups constantes para mantê-los íntegros e à disposição pelo tempo que for necessário.

Uma empresa terceirizada dos serviços de SST de boa qualidade tem capacidade oferecer a proteção necessária devido ao armazenamento em nuvem e os backups rotineiros, além de oferecer acesso rápido, facilitado e estar disponível sempre que necessário

Além disso, ela será responsável pela guarda dos prontuários médicos por 20 anos, uma obrigação trabalhista e previdenciária esquecida por muitas empresas. Também promove e protege, com o devido  respeito, os dados pessoais dos clientes, de acordo com as diretrizes da Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD (Lei Federal 13.709, 14/08/2018).

Suporte Técnico Especializado

A empresa terceirizada de saúde e segurança ocupacional evita que você quebre a cabeça tentando transmitir algum evento, gerar documentos ou encontrar alguma informação específica.

Isso porque, ao contratá-la, você também contrata o suporte técnico especializado, que pode te auxiliar rapidamente com as informações necessárias para solucionar seus problemas ou dificuldades no dia-a-dia do relacionamento de SST com seus colaboradores.  

Além disso, se a empresa de SST tiver boas plataformas digitais, você ainda contará com toda a base de informações online e muitas vezes você encontra o que procura diretamente nos acessos on line, artigos e notas de procedimentos, resolvendo suas questões dentro do sistema sem nem mesmo precisar do atendimento pessoal.

Então, gostou de conhecer as características e motivos que tornam a contratação de uma empresa especializada em Saúde e Segurança do Trabalho muito compensadora? Para aprender mais sobre eSocial e atendimento especializado e gestão completa de saúde e segurança do trabalho continue no nosso blog!